Datenschutzrichtlinie

1. Einleitung

Bei CapitalUpfront hat der Schutz Ihrer persönlichen Daten höchste Priorität. Diese Datenschutzrichtlinie informiert Sie transparent darüber, welche Daten wir erheben, wie wir sie verarbeiten und welche Kontrolle Sie über Ihre Informationen haben, insbesondere im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen im Bereich Managementbuchhaltung und Konsolidierung.

Unsere Datenverarbeitungspraktiken entsprechen den geltenden Schweizer Datenschutzgesetzen und der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), soweit diese für unsere Aktivitäten bei der Erbringung von Finanzdienstleistungen für unsere Kunden gilt.

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten ist streng zweckgebunden auf die Bereitstellung, Durchführung und Personalisierung unserer Managementbuchhaltungs- und Konsolidierungsdienstleistungen beschränkt. Dies umfasst:

2.1. Daten, die Sie uns aktiv zur Verfügung stellen:

Registrierungsinformationen wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und relevante Unternehmensinformationen
Zahlungsinformationen bei der Buchung von Beratungsgesprächen oder Dienstleistungen
Feedback, Kommentare und Kommunikation im Rahmen unserer Finanzdienstleistungen

2.2. Automatisch erhobene Daten:

Technische Informationen wie IP-Adresse, Gerätetyp und Browser-Version bei der Nutzung unserer Website
Nutzungsverlauf und Terminaufzeichnungen
Kommunikationspräferenzen zur Optimierung unserer Unterstützung im Finanzbereich

2.3. Cookies und Tracking-Technologien: Wir verwenden notwendige Cookies und, mit Ihrer Zustimmung, Analyse-Cookies, um unsere Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit in Ihrem Browser anpassen oder unsere Website ohne optionale Cookies nutzen.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

Dienstleistungsverwaltung – Für die Organisation und personalisierte Bereitstellung unserer Managementbuchhaltungs- und Konsolidierungsdienstleistungen
Kundenmanagement – Für die Verwaltung von Terminen, Buchungen, Zahlungen und das Versenden relevanter Serviceinformationen
Projektfortschritt – Um den Fortschritt Ihrer Finanzprojekte zu verfolgen und zu analysieren
Qualitätssicherung – Für die kontinuierliche Verbesserung unserer Finanzdienstleistungen

4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Unsere Datenverarbeitung basiert auf folgenden rechtlichen Grundlagen:

Vertragserfüllung bei der Erbringung von Finanzdienstleistungen und der Verwaltung von Kundendaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Berechtigtes Interesse an der Verbesserung unserer Finanzdienstleistungen und der optimalen Gestaltung unserer Services (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere im Bereich der Buchhaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Ihre ausdrückliche Einwilligung für die Erhebung bestimmter Unternehmensdaten und für Marketingmaßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

5. Weitergabe an Dritte

Ihre Daten werden nur in folgenden Fällen an Dritte weitergegeben:

Zahlungsdienstleister – Für die sichere Abwicklung von Zahlungen für Finanzdienstleistungen
IT-Dienstleister – Für den Betrieb unserer Projektmanagementsysteme und Website im Rahmen der Auftragsverarbeitung
Externe Finanzexperten – Für spezialisierte Finanzangelegenheiten, jedoch nur mit den für den Fall notwendigen Informationen

Wir werden Ihre Daten unter keinen Umständen an unbeteiligte Dritte zu Werbezwecken weitergeben.

6. Datensicherheit

Zum Schutz Ihrer Daten setzen wir fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen ein, darunter verschlüsselte Datenübertragung, sichere Speicherung und strenge Zugangskontrollen für unsere Mitarbeiter. Wir legen besonderen Wert auf den Schutz sensibler Finanzunterlagen und persönlicher Informationen.

Physische Dokumente mit personenbezogenen Daten werden in verschlossenen Schränken aufbewahrt und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sicher vernichtet.

7. Dauer der Datenspeicherung und Löschung

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die angegebenen Zwecke erforderlich ist:

Kontakt- und Vertragsdaten werden für die Dauer der Kundenbeziehung zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Finanzprojektdaten können bis zu 10 Jahre nach Projektabschluss aufbewahrt werden, um die kontinuierliche Kundenbetreuung zu gewährleisten und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Zahlungsdaten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bis zu 10 Jahre gespeichert.

Sie haben das Recht, die vorzeitige Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Ihre Rechte

Als Kunde haben Sie folgende Rechte:

Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
Löschung Ihrer Daten unter den gesetzlich vorgesehenen Bedingungen
Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Bedingungen
Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen Format
Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund berechtigten Interesses

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an [email protected] oder persönlich in unserem Büro.

9. DSGVO-spezifische Bestimmungen

Als Schweizer Unternehmen mit Kunden aus dem EU-Raum befolgen wir die Grundsätze der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und garantieren folgende Rechte:

Grenzüberschreitende Datenübertragungen – Bei der Übertragung von Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR stellen wir sicher, dass angemessene Schutzmaßnahmen getroffen werden, wie z.B. Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse.
Datenschutzbeauftragter – Unser Datenschutzbeauftragter steht für Anfragen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung und ist unter [email protected] erreichbar.
Beschwerderecht – Sie haben das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
Datenminimierung – Wir erheben nur Daten, die für die angegebenen Zwecke erforderlich sind, und speichern sie nur so lange, wie es notwendig und gesetzlich vorgeschrieben ist.

Für EU-Bürger, die unsere Finanzdienstleistungen nutzen, gelten zusätzliche besondere Schutzmaßnahmen gemäß DSGVO, einschließlich erweiterter Informationspflichten und strengerer Einwilligungserfordernisse.

10. Änderungen der Datenschutzrichtlinie

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie bei Bedarf zu aktualisieren, um gesetzliche Anforderungen oder organisatorische Änderungen widerzuspiegeln. Die aktuelle Version wird immer auf unserer Website veröffentlicht und in unseren Räumlichkeiten ausgehängt.

Bei wesentlichen Änderungen werden wir unsere Kunden per E-Mail oder durch einen Hinweis in unseren Büros informieren.

Bei Fragen zum Datenschutz stehen wir Ihnen jederzeit persönlich, telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung. Der Schutz Ihrer Daten ist für uns nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern ein wesentlicher Bestandteil unserer Professionalität und des Respekts für unsere Kunden, insbesondere im sensiblen Bereich der Managementbuchhaltung und Konsolidierung.